Specificații, calitate și departamentul achiziții

Calitatea reprezintă o parte importantă a lanțului de achizitii, indiferent  la care parte a procesului de apovizonare facem referire. Înainte ca un produs finit sa poata fi  livrat unui client, vorbim în primul rand de  calitatea pe care trebuie să o aiba  orice  piesă sau materie primă utilizată pentru fabrcarea produsului respectiv. Și automat putem spune că este responsabilitatea departamentului de achiziții să se asigure că materialele care sosesc în companie au  calitatea necesara și specificația corectă.

Cu cine lucrează departamentul de achiziții?

Pentru ca  departamentul de achiziții să poata face o achiziție de bună calitate a materialelor de la furnizori, are nevoie de îndrumarea  departamentului de producție, de cercetare și dezvoltare sau a departamentul de calitate.

Datele de care are nevoie departamentul de achiziții  ar trebui să includă o varietate de informații despre elementele care urmează să fie cumparate. Exemple sunt: dimensiuni, compoziție chimică, specificații ale performanței, standarde industriale, numele marcii (brand-ului).

Buyer-ul trebuie să cunoască în amănunt toate atributele fizice si tehnice  ale produselor pe care trebuie să le procure. În acest fel are nevoie  să poată comunica aceste cerințe furnizorilor potențiali pentru a se asigura că specificațiile pot fi îndeplinite de catre acestia si livrarea este conform asteptarilor clientilor interni.

Specificațiile – cheia achizițiilor de succes

Principalele specificații care trebuie utilizate în cazul achzitiilor de servicii sunt definite în principal pe baza criteriilor funcționale și de performanță. De exemplu, cererile de servicii ar trebui să furnizeze obiective, termenii de referință (ToR – Terms of Reference) sau Declarația de execuție cerută (SoW – Statement of Work ). Alte exemple sunt: standardele de calitate; calificările și experiența consultanților solicitati; perioada de timp; livrabile; etapele și raportarea; prevederi de monitorizare și evaluare etc.

În cazul licitațiilor este imperios necesar ca toate specificațiile să fie menționate în caietul de sarcini. Acest lucru devine foarte util in faza de derulare a contractului.

Dacă nu este respectată calitatea?

Există cazuri în care în timpul implementării sunt descoperite produse/servicii care nu respectă specificațiile, în ciuda faptului că furnizorul a trecut testele de conformitate si acestea au fost luate în considerare, echipamentul oferit funcționeaza,etc.. . Totuși, cumpărătorul are posibilitatea de a solicita furnizorului să îndeplinească cerințele stabilite caietului de sarcini, chiar daca acest lucru va însemna un efort deosebit din partea furnizorului.

Solicitările de documente constituie, de obicei, o parte integrantă a contractului. Prin urmare devin obligatorii din punct de vedere juridic odată ce contractul a fost semnat ca fiind acceptat de ambele părți.

În concluzie, calitatea produselor, componentelor și a materiilor prime utilizate de o companie face diferența față de produsele finite care sunt vândute clienților lor. Prin asigurarea faptului că piesele achiziționate au o calitate specifică, așa cum este definită de departamentele de dezvoltare, de fabricație sau de calitate, departamentul de achiziții asigură menținerea calității produselor finite și implicit conduce organizatia pe care o deservește către succes.

Așadar, din pozitia de buyer pe care o aveți este necesar să aveți o bună colaborare cu departamentele client intern. Este important să vă asigura că aveți toate specificațiile necesare pentru ca munca pe care o depuneți să fie utilă și să conducă compania către rezultatele dorite.

V-a plăcut acest articol? Discutăm despre specificații, calitate și subiecte complementare în cadrul cursului Procurement – Achiziții în mediul privat.

Autor Simona Stănescu – Senior Trainer și Consultant Dynamic Learning

Fotocredit: http://www.governmentbusiness.co.uk/