Top 3 modificari in Procurement

Tu când ai făcut ultimele modificări în Procurement? Ți-ai adaptat strategia în era SARS COV2?

Anii 2019 – 2021. La prima vedere niște cifre care reprezintă pur și simplu o perioadă ca oricare alta.   Dar această perioada conține și anul 2020, an de schimbări în viață și activitatea tuturor la nivel mondial. Anul în care a fost declarată pandemia și momentul în care SARS COV 2 a făcut noi reguli și legi.

Pandemia a modificat  și modul în care se achiziționează produsele și serviciile.

Vă invit să citiți în continuare care sunt trei dintre aceste modificari in Procurement, însă fără a avea pretenția unui clasament. Pur și simplu sunt constatări făcute de mine prin studiul individual și  prin discuții avute cu participanții la cursurile și conferințele de achiziții pe care le-am susținut, prin împărtășirea experiențelor buyerilor și prin studiul unor analize, cercetări și sondaje efectuate de către companii de consultanță de renume din piața europenă, asiatică și cea nord-americană, precum sunt Delloite, PWC, KPMG, Acquis și Corbus.

Sondajele efectuate recent de aceste companii de consultanță în peste 800 companii din industrii diferite, discuțiile cu directorii de achiziții au dus  aceste companii de consultanță la următoarele rezultate:

• peste 90 % dintre respondenți cred că criza COVID-19 va schimba în mod fundamental modul în care se va face business în următorii 5 ani;
• 85 % cred că criza COVID -19 va avea un impact de durată asupra nevoilor și dorințelor clienților lor în următorii 5 ani;
• 21 % dintre directorii de achiziții cred că au expertiza și resursele necesare pentru a-și putea lua angajamentul să contribuie cu succes la o nouă creștere a profitului companiei prin activitatea de procurement
• 2/3 cred că acesta va fi cel mai provocator moment al carierei lor executive
• mai mult de ¾ au fost de acord că această criză va crea noi oportunități de creștere, deși aceasta variază semnificativ în funcție de industrie

 

Este interesant că, deși au ajuns la cele de mai sus, majoritatea directorilor de achiziții sunt de acord că inovarea în business va fi critică și putini se simt pregătiți  pentru a face față provocării.

Și acum, haideți să începem cu prima dintre cele 3 modificari in Procurement, adică chiar cu:

INOVAȚIA

Pentru a putea ajunge în mod concret la inovare companiile de consultanță au analizat răspunsurile participanților și s-a ajuns la concluzia că în mod efectiv pentru a inova departamentele de achiziții se  bazează acum pe trei piloni pe care i-au denumit “descoperă, evoluează și alege”.

În momentul de față lumea achizițiilor este cu adevărat dominată de volatilitate, incertitudine, complexitate și ambiguitate. Trăsături de bază care, practic, au ajuns să influențeze comportamentului buyerilor și au generat modificări în activitatea lor de zi cu zi.

Pentru a avea o abordare puternică și o analiză foarte practică a acestui tip de peisaj în care lucrăm acum, este nevoie de o excelentă  abilitate de a descoperi orice posibil lucru care ne aduce în avantaj și de care putem profita pe moment.

Este esențial pentru companii să investească masiv  în redescoperirea a ceea ce contează azi pentru clienții săi și înțelegerea impactului pe care aceste schimbări de nevoi îl vor avea asupra afacerii lor, în așa fel încât achizițiile să se poată orienta în acest sens cât mai rapid.

Fiecare punct de contact reprezentat prin clienții interni și implicit prin furnizori reprezintă o nouă oportunitate de a descoperi, de a evolua și de aplica.

Pentru a sintetiza ce înseamnă efectiv cei trei piloni ar trebui ca atunci când vorbesc despre “descoperă”  să-mi pun întrebarea așa:

Am informații diferențiate despre: clienți, piață de business, furnizori și tehnologie care se traduc în propuneri cu valoare adăugată pentru compania mea?

Ca buyer, atunci când mă gândesc la “evoluează” ar trebui să mă gândesc la ceea ce am descoperit și să mă întreb dacă prin ceea ce fac eu zilnic reușesc să creez noi modele de achiziții care să-mi  ofere surse de profit, robuste și scalabile? Gestionarea cu succes a unei schimbări a modelului de achiziții necesită mai întâi determinarea aspectelor care au fost afectate în modelul în care am funcționat anterior și este puțin probabil că acest model să mai poată fi folosit în următorii ani.

Când vorbesc despre ”alege” deja mă duc cu gândul la obținerea de câștig și atunci în mod absolut firesc mă duc cu gândul la întrebarea dacă  pentru a obține un  câștig față de ceea ce am în prezent investesc într-un portofoliu coerent de furnizori, ale căror inițiative și resurse sunt echilibrate că timp și risc ?

Provocarea ipotezelor care susțin fiecare inițiativă sau inovație poate determina cu ce să continui, ce să schimb  sau ce să tai din bazele de furnizori agreați sau potențiali.

Valoarea, timpul necesar schimbării și riscul inițiativelor se vor schimba probabil în viitor și vor deveni  „următorul normal” pe măsură ce dinamica pieței evoluează și clienții își regândesc nevoile și cheltuielile asociate. Portofoliul de furnizori agreați și potențiali  trebuie gândit în funcție de aceste aspecte. Atunci când faci alegerea furnizorilor îți recomand să nu faci greșeala de a transforma ipoteza într-o afirmație,  pentru că mai apoi să foloseșți ca atare furnizorii.

Ce vreau să spun cu acest lucru?

Vreau să-ți spun că a păși dincolo de convențional înseamnă să te întrebi care e opusul presupunerii.

Ce înseamnă să privești dincolo de ceea ce este normal?

Ce înseamnă să provoci rețeta care funcționează, în ideea în care ai putea să creezi o rețetă mai eficientă, mai performantă, mai bună?

Cele mai mari invenții ale umanității au apărut prin provocarea convenționalului și dezarmarea presupunerilor. Ca să susțin tocmai ceea ce am spus îți dau cel mai simplu exemplu care îmi vine în gând, și pentru aceasta te-aș ruga să te uiți la telefonul mobil pe care îl folosești în prezent. Camera foto și video de pe telefon sunt rezultatul cuiva  care a depășit convenționalul și de fapt a  dărâmat presupunerea că o camera foto și o camera video trebuie să fie entități diferite și a creat un produs care le îmbina pe amândouă: smartphone-ul.

Acum aș vrea să-ți spun și despre a doua dintre cele 3 modificari in Procurement, respectiv:

CASH MANAGEMENT

Sau gestionarea fluxului de numerar.

Găsirea de noi modalități de conservare a banilor cash în anul 2021 devine o provocare din ce în ce mai mare. Optimizarea fluxului de numerar se  face cu ajutorul capitalului circulat, bilanțului și al cheltuielilor de tip CAPEX și OPEX .

Poți face permanent o analiză a cheltuielilor pentru a se putea stabili o linie de bază în organizație cu scopul de a fixa ce se cheltuiește în mod obișnuit și de a vedea ce mai poți reduce din aceste cheltuieli.

Încercă să ai discuții cu clientul intern pentru a apela la nivelul lui de responsabilitate. Crescându-le nivelul de responsabilitate, clienților tăi interni li se va schimba imediat și comportamentul . Ar trebui să încerci să le explici că pur și simplu este necesar să “strângă puțin cureaua”. O altă soluție ar fi căutarea de modalități în linia de producției pentru a reduce cheltuielile fără a sacrifica calitatea, siguranta și satisfactia clienților? Greu, Nu ?:)) Da, este greu, dar vestea bună este că nimic nu este imposibil. Puteți inova împreună.

A treia dintre cele 3 modificări în Procurement apare în zona de analiză a riscului:

RISC ȘI REZILIENȚĂ

Pandemia Covid-19, împreună cu  Brexit aduc cu sine  perspectiva unei duble recesiuni, nevoia de analiză a riscului în orice proces legat de achiziții împreună cu noi procese de reziliență. Nu avem nicio idee cât va dura această pandemie la nivel global sau care vor fi în cele din urmă consecințele economice. Așadar analiza riscului în orice operațiune este imperios necesară.

Până în 2025, gestionarea riscului în achiziții va suferi o schimbare majoră, trecând de la importanța conformității la adoptarea unei strategii holistice care include investițiile de atenuare a riscurilor și prețurile de transfer al riscurilor.

Echipele de achiziții trebuie să monitorizeze și să recunoască în mod eficient riscurile din lumea reală, cum ar fi transportul, restricțiile la nivel de țară, lipsa forței de muncă, accesibilitatea depozitelor, reglementări stricte în funcție de diferite regiuni, țări  și multe altele, iar rolul acestor echipe este să vină cu posibile modalități de  depăși situațiile respective.

O bună practică ar fi  segmentarea și acordarea de prioritate furnizorilor existenți cu respect față de  capacitatea lor de a satisface nevoile critice ale companiei voastre și de a te  angaja împreună cu ei pentru a revizui planurile de reziliență și sugerarea de alternative în cazul în care capacitatea lor de livrare va fi împiedicată.

În rest, îți doresc să fii creativ (la modificări în Procurement) și spor la treaba!

Autor Simona Stănescu – Senior Trainer și Consultant Dynamic Learning

Foto credit www.pexels.com