Ce este „Analiza cheltuielilor” sau „Spend Analysis”?

Ce este analiza cheltuielilor sau „Spend Analysis”?

Analiza cheltuielilor este practica de revizuire a cheltuielilor de achiziții pentru a reduce costurile, a crește eficiența sau a îmbunătății relațiile cu furnizorii. Analiza cheltuielilor este procesul de colectare, „curățare”, clasificare și analiză a datelor referitoare la cheltuieli, fie prin intermediul unui software dedicat, fie al unor analize de cheltuieli unice.

Analiza cheltuielilor este unul dintre instrumentele cheie pe care departamentele de achiziții le utilizează. Ele le utilizează pentru a identifica în mod proactiv oportunitățile de economii, a gestiona riscurile și a optimiza puterea de cumpărare a organizației.

Analiză cheltuielilor este adesea privită că baza aprovizionării, a departamentului de achiziții. Este un instrument folosit pentru a ajunge la performanțe superioare în procurement. Datele din analiză cheltuielilor pot îmbunătăți vizibilitatea asupra cheltuielilor corporative, precum și îmbunătățirea performanțelor managementului, respectarea contractelor și reducerea costurilor.

Pe măsură ce achizițiile se îndreaptă către o funcție mai strategică în cadrul companiei, analiza cheltuielilor este tehnica fundamentală. Ea îi ghidează pe cei din top management și pe titularii de buget în maximizarea valorii bugetului organizației.

Procesul de analiză a cheltuielilor presupune strângerea de date despre istoricul achizițiilor pentru a răspunde și evalua cine, ce, când, cum, unde, de ce și ce a cheltuit în organizație.

Managementul cheltuielilor este esențial pentru fiecare aspect financiar al strategiei de afaceri, pentru fiecare departament în parte. După ce știi unde se duc banii, poți lua decizii mai bune despre unde și cum ar trebui cheltuiți pentru a-ți consolida poziția în piață.

Ce ar trebui să știi și să faci pentru a avea un bun management al cheltuielilor?

Identifică și consolidează toate datele despre cheltuieli

Datele pot fi stocate într-o mulțime de locuri. În multe cazuri, fiecare departament – sau chiar fiecare proiect din fiecare departament – are un sistem bugetar separat. Fiecare dintre aceste surse separate poate avea propriul sau proces intern. Primul pas este să identifici toate facturile și plățile din toate sursele și să consolidezi totul într-o singură baza de date,adică totul să fie centralizat.

Curață datele

A doua etapă a spend analysis se referă la informațiile care provin din surse diferite trebuie să fie standardizate. Poate trebuie să identifici locul din care a provenit comandă sau chiar să definești scopul comenzii. Achizițiile din surse internaționale pot necesită conversia valutară. Cheltuielile dublate ar trebui comparate pentru a te asigura că nu au fost emise și plăți duble și apoi trebuie eliminate.

Identifică sfera procesului de analiză a cheltuielilor

A treia etapă a spend analysis înseamnă să determini perioada minimă de timp – trimestrial, anual sau pe mai mulți ani. Aceasta va returna o imagine foarte exactă a cheltuielilor curente și îți va permite să identifici toate cheltuielile recurente.

Companiile cu sisteme bugetare descentralizate pot dori, de asemenea, să limiteze sfera fiecărui proces de analiză a cheltuielilor, pe departamente, divizii sau proiect.

Împarte cheltuielile pe categorii

Al patrulea pas al spend analysis constă în împărțirea cheltuielilor în categorii generale, vei putea vedea exact unde se duc banii. Realizează o categorie pentru fiecare cheltuială majoră: personal, călătorii, materiale de producție, rechizite, utilități, curățenie, etc.

Consolidarea datelor privind cheltuielile companiei te ajută să faci modificările adecvate și să iei decizii concrete și informate despre cheltuielile viitoare.

Nu uita că toate cele descrise mai sus îți vor lua timp, dar te asigur că vei obține rezultate mult mai bune în organizație dacă îți vei păstra chletuielile la zi într-un mod cât mai clar.

Spor la treaba!

Autor Simona Stănescu – Senior Trainer & Consultant

Fotocredit: http://pexels.com