Prezentari de impact – viziune și vizual în PPT

Zilnic se fac în medie 30 de milioane de prezentări, iar un manager își petrece cam 60% din timpul de lucru în ședințe și prezentări. 50% dintre ele sunt ineficiente și cu impact negativ. Facem asta intenționat? Evident că nu. E vorba doar de două lucruri: viziune neclara și vizual neadaptat.

Viziune. Sau De ce fac prezentarea?

Ce este viziunea în cazul unei prezentari?  Pe scurt, este chiar esența sau principalul tău punct de vedere referitor la subiect. Clarifică-ți întâi de ce faci prezentarea respectivă și care vrei să fie mesajul ei central. Scurt și la obiect.

Să presupunem că lucrezi de 3 luni la un proiect. Ai adunat dosare întregi de date. Cum să nu ai tocmai tu o viziune clară asupra subiectului? Te pregătești să faci o prezentare a statusului proiectului în urmatoarea ședință cu managerii și ți se pare că toate detaliile sunt importante. Prin urmare, le incluzi în prezentare și obții slide-uri întregi pline cu bullet-uri, numere, tabele. Le prezinți cu mândrie în ședință și la final ți se spune că prezentarea ta nu a fost clară și nu a transmis nimic. Deci, ce se așteaptă managerii să vadă într-o prezentare și de ce?

• Să prezinți informația în mod sintetizat. Este task-ul tău să filtrezi datele, să le prelucrezi, astfel încât să incluzi esența lor în prezentare. Folosește anexe sau hyperlink-uri dacă simți nevoia să ai toate fișierele cu date la îndemână pentru o discuție mai extinsă.
• Să îți formulezi clar mesajul. Preferabil, chiar de la începutul prezentării. Nu aștepta până la final să îți prezinți concluzia. S-ar putea ca cei din sală să nu îți urmărească argumentele fără a-ți ști scopul sau să ajungă la altă concluzie decât ai vrea tu.
• Să ai un flux cursiv al prezentării. Pentru o prezentare cu rol decizional, abordarea cea mai convingătoare este de tipul problemă – soluție – argumente.
• Să fii clar și concis în discurs și să îți susții ideile cu argumente de impact pentru ei și pentru organizație.

Vizual. Sau Cum să aibă impact maxim prezentarea?

Probabil știi deja că oamenii percep 70-80% din informație în mod vizual. Tendințele actuale în design-ul de prezentări se îndreaptă și ele tot mai mult spre vizual. Se renunță la listele de bullet-uri și la pozele de tip clip art. În curentul actual, numărul cuvintelor a scăzut cu peste 29%  și vizualul crește. Atât ca dimensiune, cât și ca impact.

Ce însemnă vizual într-o prezentare business? Mai puțin poze comerciale și metaforice, mai mult diagrame și scheme. Transformă-ți datele din forma lor brută (Excel, rapoarte sau orice altceva) într-o forma vizuală prin câteva trucuri extreme de utile, cum regăsești în exemplele următoare:

• În loc să prezinți etapele unui proiect într-un slide cu bullet-uri, folosește o diagramă smart art de tip proces și evidențiază înlănțuirea etapelor .
• În loc să prezinți situația vânzărilor într-un tabel, folosește un grafic de tip coloane sau bare.
• În loc să prezinți în paragrafe cu cuvinte planificarea unui proiect, folosește o diagramă Gantt sau o reprezentare de tip timeline.
• Evidențiază în mod vizual conexiunile între diferite idei și elemente din prezentarea ta.

Managerii sunt obișnuiți să gândească lucrurile la scară mare. Este important să le înțelegi modul de gândire și abordarea pe care o folosesc în viața profesională pentru a putea să îți adaptezi prezentările în funcție de așteptările lor. Și aici este unul dintre secretele unei prezentări de succes în sala de ședințe: fă un pas în spate din mijlocul “problemei”, anticipează nevoile și așteptările participanților și adaptează prezentarea astfel încat la finalul ei să aveți o viziune comună.

V-a plăcut acest articol? Discutăm despre cum se poate genera inovare într-o prezentare de business în cadrul cursului Business Presentation Skills, destinat dezvoltării competențelor de management care vor putea fi transmise imediat la job.

Autor Alexandra Cernian – Senior Trainer și IT/Digital Expert Dynamic Learning

Foto credit www.pexels.com